Schrijftips voor rapporten

Door Roel Grit

Ik schreef (mee) aan meer dan twintig verschillende titels studieboeken – met telkens nieuwe drukken – krijg je flinke ervaring met het schrijven van teksten. Heel leerzaam waren de zes jaren waarin ik als hobby columns Grittologie schreef voor het huis-aan-huisblad Emmen.nu (opgegaan in de Emmer Courant). Ik kreeg beperkte ruimte en moest compact en pakkend schrijven.

Diverse mensen benaderden mij omdat ze een boek wilden schrijven. Ik gaf ze adviezen waarvan ik een aantal op deze pagina met je wil delen. Gewoon omdat ik dat leuk vind… Deze algemene schrijftips komen van pas kunnen bij het schrijven van zakelijke documenten, zoals een plan van aanpak of een rapport.

Algemeen

  • Gebruik AI  (Copilot, ChatGPT etc.) om je tekst te verbeteren of je rapport structuur te geven.
  • Bepaal voor wie je schrijft. Wat wil je lezer weten? Wat verwacht je lezer?
  • Gebruik je een nieuw begrip? Leg dit eerst uit voordat je het gebruikt.
  • Voorkom een woordenbrij: gebruik hoofdstukken met paragrafen en alinea’s.
  • Heb je moeite met het formuleren? Ga achterover zitten en spreek uit wat je wilt zeggen. Schrijf dit op. Soms helpt het om de volgorde van de woorden om te draaien. Of maak gebruik van AI om je tekst te verbeteren.
  • Vermijd lange en ingewikkelde zinnen. Een lange zin (meer dan 25 woorden) kan (vrijwel) altijd worden gesplitst in twee of meer zinnen. Doe dit!
  • Soms kun je twee zinnen samenvoegen. Soms kun je een van de twee zinnen schrappen en als extra bijvoeglijk naamwoord in de andere zin op te nemen.
  • Maak je tijdens het schrijven nog niet druk over de lay-out. Doe dit aan het eind.
  • Moet je rekenen in een tabel? Gebruik een Excelobject in Word! Je houdt tekst en berekening samen in één Worddocument. Dubbelklikken het Excelobject opent Excel, zodat je de berekening kunt aanpassen. Sluit Excel af en je keert terug naar het Worddocument.
  • Het vorige werkt ook met grafische objecten om plaatjes of schema’s te maken.

Gebruik van grafieken, tabellen en plaatjes

  • Gebruik in rapporten tabellen en schema’s om zaken duidelijk en overzichtelijk te maken
  • Zorg dat ze een duidelijke functie in de tekst hebben.
  • Geef ze een doorlopend nummer en verwijs in de tekst naar het nummer.
  • Geef altijd een toelichting in de tekst.
  • Bij grafieken geef je altijd aan wat op de assen staat.
  • Neem een legenda op bij staaf- en taartdiagrammen.
  • Zorg dat getallen in een tabel rechts staan uitgelijnd.
  • Teksten in een tabel links uitlijnen. Bij een kolom met getallen worden de kolomkoppen echter rechts uitlijnen (net als de getallen).
  • Overweeg bij enkelzijdig drukwerk om grafieken en teksten op de linkerpagina af te drukken.

Lay-out

Neem voor een aantrekkelijk rapport de volgende aandachtspunten in acht:

  • Gebruik één lettertype en lettergrootte tekst voor de gehele tekst. Uitzondering: hoofdstuk- en paragraaftitels hebben een groter lettertype, voet- of eindnoten hebben een kleiner lettertype.
  • Gebruik de stijlen ‘kop1’, ‘kop2’, enzovoorts voor hoofdstukken en paragrafen. Via de functie ‘inhoudsopgave’ van word kun je eenvoudig een inhoudsopgave maken.
  • Elk nieuw hoofdstuk begint op een nieuwe pagina.
  • Alle marges (boven, onder, links en rechts) zijn 2,5 cm. 
  • Een regelafstand van 1,5 is voor een rapport normaal.
  • De pagina’s worden (automatisch door word) genummerd. op de titelpagina wordt geen paginanummer afgedrukt, maar hij wordt wel meegeteld voor de andere pagina´s.
  • Tabellen en figuren zijn doorlopend genummerd en hebben een titel. in de tekst wordt verwezen naar deze nummers. 
  • Voetnoten onderbreken je verhaal, maak er niet teveel gebruik van en zet ze eventueel aan het eind van een hoofdstuk.
  • Zorg voor een duidelijke structuur en lay-out in het document. Gebruik ook opsommingtekens.

Taal en stijl

  • Taalfouten lijken erg slordig en doen vermoeden dat je niet erg nauwkeurig bent. Ook leiden ze de lezer af van het onderwerp.
  • Gebruik de spellingscontrole van de tekstverwerker en laat eventueel het rapport door een ander controleren. Of door
  • Beperk het gebruik van vakjargon en leg moeilijke begrippen uit.
  • Gebruik in een officieel rapport geen ‘ik’ of ‘wij’ (behalve in het eventuele voorwoord).
  • Zorg voor eenheid van stijl.
  • Je woordkeus moet afgestemd op de lezer. gebruik niet onnodig moeilijke woorden. een rapport moet zakelijk zijn geschreven en niet te informeel zijn.
  • Maak je zinnen niet onnodig lang: 10-20 woorden per zin. Lange zinnen kun je altijd splitsen in twee of meer.

Literatuur

In dit onderdeel van het rapport komen literatuurverwijzingen en bronvermeldingen. Dit is een alfabetische lijst van gebruikte documenten, boeken, tijdschriften en internetpagina’s, maar ook rapporten van anderen. Het is belangrijk alle gebruikte bronnen te noemen.

In onderstaande voorbeelden worden de richtlijnen van een verwijzing of vermelding aangegeven:

  • boeken: Block, P. (2001). Feilloos adviseren. een praktische gids voor adviesvaardigheden. Den Haag: Academic Service.
  • tijdschriften: Alink, N. e.a (2006), Financiële wiskunde, Euclides 8, p. 398-402.
  • internetpagina: Jannetje Koelwijn (2006), Antisociale jongere kent geen angst, www.nrc.nl/wetenschap/article516592.ece (19 okt 2006).
    Als auteur en titel onbekend zijn: eerst het internetadres, vervolgens de omschrijving van de inhoud en als laatste de datum.

Bijlagen

  • het rapport moet leesbaar zijn zonder raadpleging van de bijlagen.
  • bijlagen zijn doorlopend genummerd. 
  • het rapport bevat minimaal één verwijzing naar elke aanwezige bijlage.
  • elke bijlage heeft een korte inleiding: bijlagen moeten zelfstandig leesbaar zijn.
Scroll naar boven